Regler och etikett för videokonferenssamtal

De senaste månaderna har vänt världen på huvudet och tvingat företag och företag runt om i världen att göra stora förändringar i hur de driver sin dagliga verksamhet. På grund av detta har videokonferenser och applikationer som Zoom, Skype och Microsoft Teams sett en ökad popularitet. Eftersom detta sätt att arbeta är ganska nytt för majoriteten av folket, följer dock några av reglerna och den allmänna etiketten att tänka på när du deltar i ett online-möte.

Testa din installation i förväg

Innan du går med i ett videokonferenssamtal är det viktigt att du testar all din hårdvara och ser till att den är redo att gå för att inte orsaka förseningar när du går med i själva mötet. När allt kommer omkring är tekniska problem i början av ett möte oerhört frustrerande och du vill definitivt inte vara orsaken till att allt blir försenat medan du klättrar för att fixa saker som borde ha testats i förväg. Var noga med att testa din internetanslutning genom att köra hastighetstester runt om i ditt hus för att hitta den bästa platsen att sitta och testa din kamera såväl som din ljudinställning. Vi rekommenderar att du använder en extern mikrofon och ett par hörlurar för att förhindra att eko matas in i samtalet, eftersom det är alltid en bra idé att hoppa in i ett snabbt testsamtal med medan du kan testa all din utrustning genom dina datorinställningar. en vän eller kollega för att se till att allt fungerar i en levande miljö.

Använd en bakgrund

Inte alla av oss har lyxen som ett hemmakontor, så när pandemin tvingade oss att arbeta hemifrån, var många yrkesverksamma tvungna att kubba ihop en provisorisk arbetsyta var de än kunde. Detta innebar att människor inrättade sig runt sina hem, ibland på mindre än idealiska platser. Du bör absolut använda en zoommötesbakgrund för att förhindra distraktioner orsakade av människor eller husdjur som går runt bakom dig, eller till och med om du bara har ett stökigt rum som du inte har tid att städa upp. Med hundratals tillgängliga alternativ kan du alltid hitta något som passar dina behov oavsett om du vill behålla ett professionellt utseende eller till och med lägga lite humor till ditt möte.

Se upp för kroppsspråk

Att hålla utkik efter kroppsspråk är något som vi tar för givet när vi kommunicerar personligen, men i ett videokonferenssamtal missas eller göms mycket av det vi litar på för att förmedla känslor lätt av vår kamera. Var därför uppmärksam på den som talar eftersom de sannolikt ger dig subtila visuella signaler som kan användas för att undvika att störa dem innan de är färdiga.

Försök dessutom att undvika stora gester som att vifta med händerna medan du pratar och lutar dig för långt tillbaka i stolen. Även om dessa är normala i ansikte mot ansikte-interaktion, kan de distrahera på kameran, och lutande bakåt kan påverka din ljudkvalitet, särskilt om din mikrofon är i en fast position på ditt skrivbord.

Förhindra potentiella distraktioner

En annan ganska unik fråga som kommer med fjärrarbete är att distraktioner hemifrån och utanför är mycket vanligare. Medan det i ett fysiskt möte är möjligt att någon misstag ditt rum för sitt och går in, är chansen osannolik, å andra sidan, att någon går förbi i bakgrunden eller har en hemtelefon ringer är en mycket verklig möjlighet som lätt störa. För att undvika dessa potentiella distraktioner, försök att hålla dörren till vilket rum du använder stängd, om möjligt undvika att ha en fast telefon i rummet och se till att låta någon du bor med veta att du kommer att vara i ett möte. Dessutom gäller fortfarande den typiska mötesetiketten, att du ska tysta eller stänga av telefonen under hela tiden och undvika att störa människor till varje pris. Notera även dina datormeddelanden eftersom de kan dyka upp och vara högljudda för alla på andra sidan ditt samtal. De flesta operativsystem inkluderar en stör ej-funktion som du kan aktivera för att säkerställa att du inte får några avbrott medan den är på.

Relaterade Artiklar

Back to top button