Hur man anvÀnder spÄra Àndringar i Google Docs

Hur man anvÀnder spÄra Àndringar i Google Docs

Sedan 2014 har Google Docs gjort det möjligt för mÀnniskor att spÄra förÀndringar medan de redigerar eller samarbetar om sitt arbete med andra. Möjligheten att spÄra Àndringar ger dig mer redigeringskraft pÄ tvÄ sÀtt. Först kan du redigera ditt eget arbete utan att göra nÄgra Àndringar om du eller nÄgon annan vill granska dem. För det andra kan du skapa ett dokument och dela det med andra, och de kan föreslÄ Àndringar i filen, som du eller nÄgon annan kan se och acceptera, avvisa eller ytterligare Àndra. Det gör samarbetsprocessen mer transparent och lÀttare att hantera.

FĂ„ organiserad bugkonst

Medan mĂ„nga hĂ€nvisar till denna funktion som Track Changes – det heter det i Microsoft Word, och det har funnits lĂ€ngre dĂ€r – kallar Google det Suggesting. Det fungerar pĂ„ samma sĂ€tt som funktionen i Microsoft Office. I sjĂ€lva verket, om du importerar ett Google Doc till Microsoft Word eller vice versa, bevaras alla synliga Ă€ndringar eller förslag.

SÄ hÀr anvÀnder du Förslag i Google Dokument.

Google Dokument spÄrar Àndringar pÄ skrivbordet och delar

SÄ hÀr aktiverar du förslagslÀge

Om du skriver och redigerar ensam eller föreslÄr Àndringar i nÄgon annans arbete, börja med att aktivera förslagslÀge. PÄ skrivbordet, leta upp i skÀrmens övre högra hörn efter en pennikon och ordet Redigering. Klicka pÄ den och vÀlj FöreslÄ. PÄ mobila enheter, titta i instÀllningsmenyn, dÀr det heter FöreslÄ Àndringar. SlÄ pÄ den.

NÀr du har aktiverat Förslag visas dina nya Àndringar pÄ sidan som redigeringar snarare Àn engagerad text. Till exempel visas varje radering som text med en genomstrykning. Nya ord du skriver visas i en ny fÀrg (i detta fall grönt).

Google Dokument spÄrar Àndringar pÄ skrivbordet i grönt

För varje Àndring du föreslÄr skapar Google Docs en liten sammanfattningsruta i höger marginal som visar vem som föreslog Àndringen och vad som Àr den. Dessa sammanfattningsrutor ger dig och andra redaktörer ocksÄ befogenhet att acceptera eller avvisa Àndringarna, vilket jag kommer att behandla mer detaljerat senare.

Hur delar du ditt dokument

Om du vill fÄ föreslagna Àndringar frÄn andra mÄste du först dela ditt dokument och aktivera redigering. Klicka pÄ den blÄ Dela-knappen i det övre högra hörnet pÄ skrivbordet. PÄ mobilen finns alternativet i instÀllningarna under Dela och exportera. Du kan dela dokumentet med endast personer du vÀljer eller genom att skapa en lÀnk som gör dokumentet synligt för alla med den lÀnken.

HÀr Àr den viktigaste delen: Du ger dina medarbetare redigeringsbehörighet. VÀlj Kan redigera frÄn tillÀmpligt alternativ.

Google Dokument spÄrar Àndringar med redigeringsbehörigheter

NÀr dina medarbetare fÄr dokumentet bör de kontrollera att de föreslÄr snarare Àn att redigera sÄ att alla kan se Àndringarna. NÀr team arbetar pÄ det hÀr sÀttet ofta kommer alla att vara vana vid att se sina Àndringar pÄ skÀrmen och vet omedelbart om förslag inte Àr aktiverat. Om mÀnniskor Àr nya för att spÄra Àndringar kan du behöva pÄminna dem.

En vanlig regel för redigering (som alla bryter hela tiden) Àr att aldrig skriva in nÄgot i dokumentet som du inte vill publicera. LÀgg till exempel aldrig ett skÀmt som platshÄllartext och skriv aldrig en kommentar inline. FrÄgor och lÀngre tankar för diskussion hör till kommentarer.

För att lÀgga till en kommentar, leta efter ikonen i verktygsfÀltet som ser ut som en talruta med ett plustecken i mitten. Alternativt kan du markera lite text och en kommentarknapp visas i höger marginal. Klicka pÄ den sÄ kan du lÀgga till din kommentar.

Google Docs spÄrar kommentarverktyget för Àndringar

Kommentarer visas i höger marginal tillsammans med alla andra spÄrade Àndringar. Medarbetare kan svara pÄ kommentarer, vilket gör att du kan diskutera direkt i dokumentet om de Àndringar du kan göra.

NÀr alla förslag Àr inlagda kan den som har det sista ordet pÄ verket lÀsa igenom dokumentet och acceptera eller avvisa Àndringarna.

För kommentarer har du möjlighet att “lösa” var och en. Att lösa en kommentar raderar konversationshistoriken permanent och för alla, sĂ„ se till att frĂ„gan verkligen Ă€r löst innan du trycker pĂ„ den knappen.

Vad ser andra?

NÄgot att tÀnka pÄ nÀr du föreslÄr Àndringar och kommenterar ett dokument Àr vad andra mÀnniskor ser om de har tillgÄng till samma fil. Till exempel, sÄvida de inte har valt bort, fÄr den ursprungliga författaren eller författarna ett e-postmeddelande om förslag du ger och kommenterar du lÀgger till i nÀra realtid. Det betyder att om nÄgon föreslÄr en redigering och sedan Àndrar sig, ser författaren fortfarande det ursprungliga förslaget via e-post. Det Àr en styggelse.

Google Dokument spÄrar Àndringar inaktiverar aviseringar

Jag rekommenderar starkt att inaktivera dessa meddelanden, sÀrskilt om du tycker att redigeringsprocessen Àr svÄr. I stÀllet för att plÄga dig sjÀlv med kunskapen om varje liten tanke som passerar dina redaktörers tankar, gÄ till Google Drive, klicka pÄ kugghjulsikonen och vÀlj instÀllningar. Kontrollera att bÄda rutorna Àr avmarkerade under aviseringar.

Hur man anvÀnder versionshistorik

Ett annat verktyg som inte Àr en strikt del av Suggesting men som ÀndÄ hjÀlper till att skriva och redigera i samarbete Àr Version History.

Titta under Arkiv> Versionshistorik. TvÄ alternativ visas: Namnge aktuell version och se versionhistorik.

Du kan anvÀnda Namn Aktuell version för att spara en kopia av filen innan du öppnar den för andra personer för redigering. PÄ det sÀttet, om nÄgot gÄr fel, som en medarbetare glömmer att aktivera Förslag, kan du snabbt och enkelt ÄtergÄ till ditt tidigare utkast.

Det andra alternativet, se versionshistorik, visar tidigare sparade versioner av filen mÀrkt efter datum och tid. Du kan Àndra namnen till nÄgot mer beskrivande om det hjÀlper. NÀr du tittar pÄ tidigare versioner av din fil ser du Àndringar markerade i en annan fÀrg. Det Àr ett anvÀndbart verktyg för att vrida tillbaka klockan nÀr du kanske accepterade eller avvisade Àndringar och nu önskar att du inte hade gjort det.

Hur man jÀmför dokument

Det sista verktyget som Àr vÀrt att nÀmna Àr ett nytt som heter JÀmför dokument. Det Àr under Verktyg-menyn (Verktyg> JÀmför dokument). Med det hÀr verktyget kan du jÀmföra tvÄ dokument för att se vad som skiljer sig mellan dem. Det Àr praktiskt för att hitta Àndringar som har lagts till (avsiktligt eller pÄ annat sÀtt) i ditt dokument, oavsett om du eller nÄgon annan. Denna vy kan ocksÄ ta upp kommentarer om filerna ocksÄ.

Om du samarbetar med en grupp mÀnniskor som inte Àr vana vid gruppredigering kan du alltid spara ett utkast till ditt arbete och jÀmföra det med den redigerade versionen sÄ att inga Àndringar av misstag glider av dig.

Fler Google Docs-tips

Det finns nÄgra andra tips vÀrda att veta om du anvÀnder Google Docs ofta. Till att börja med, se till att du vet hur du sparar Google Dokument offline. PÄ sÄ sÀtt stör internetavbrott och andra ovÀntade hÀndelser inte ditt arbete. Du kan ocksÄ kryptera Google-dokument som Àr lagrade pÄ Drive, ett annat praktiskt tips. Var noga med att utforska vÄr lista över de bÀsta Google Docs-tipsen ocksÄ.