Hur man använder spåra ändringar i Google Docs

Sedan 2014 har Google Docs gjort det möjligt för människor att spåra förändringar medan de redigerar eller samarbetar om sitt arbete med andra. Möjligheten att spåra ändringar ger dig mer redigeringskraft på två sätt. Först kan du redigera ditt eget arbete utan att göra några ändringar om du eller någon annan vill granska dem. För det andra kan du skapa ett dokument och dela det med andra, och de kan föreslå ändringar i filen, som du eller någon annan kan se och acceptera, avvisa eller ytterligare ändra. Det gör samarbetsprocessen mer transparent och lättare att hantera.

Få organiserad bugkonst

Medan många hänvisar till denna funktion som Track Changes – det heter det i Microsoft Word, och det har funnits längre där – kallar Google det Suggesting. Det fungerar på samma sätt som funktionen i Microsoft Office. I själva verket, om du importerar ett Google Doc till Microsoft Word eller vice versa, bevaras alla synliga ändringar eller förslag.

Så här använder du Förslag i Google Dokument.

Google Dokument spårar ändringar på skrivbordet och delar

Så här aktiverar du förslagsläge

Om du skriver och redigerar ensam eller föreslår ändringar i någon annans arbete, börja med att aktivera förslagsläge. På skrivbordet, leta upp i skärmens övre högra hörn efter en pennikon och ordet Redigering. Klicka på den och välj Föreslå. På mobila enheter, titta i inställningsmenyn, där det heter Föreslå ändringar. Slå på den.

När du har aktiverat Förslag visas dina nya ändringar på sidan som redigeringar snarare än engagerad text. Till exempel visas varje radering som text med en genomstrykning. Nya ord du skriver visas i en ny färg (i detta fall grönt).

Google Dokument spårar ändringar på skrivbordet i grönt

För varje ändring du föreslår skapar Google Docs en liten sammanfattningsruta i höger marginal som visar vem som föreslog ändringen och vad som är den. Dessa sammanfattningsrutor ger dig och andra redaktörer också befogenhet att acceptera eller avvisa ändringarna, vilket jag kommer att behandla mer detaljerat senare.

Hur delar du ditt dokument

Om du vill få föreslagna ändringar från andra måste du först dela ditt dokument och aktivera redigering. Klicka på den blå Dela-knappen i det övre högra hörnet på skrivbordet. På mobilen finns alternativet i inställningarna under Dela och exportera. Du kan dela dokumentet med endast personer du väljer eller genom att skapa en länk som gör dokumentet synligt för alla med den länken.

Här är den viktigaste delen: Du ger dina medarbetare redigeringsbehörighet. Välj Kan redigera från tillämpligt alternativ.

Google Dokument spårar ändringar med redigeringsbehörigheter

När dina medarbetare får dokumentet bör de kontrollera att de föreslår snarare än att redigera så att alla kan se ändringarna. När team arbetar på det här sättet ofta kommer alla att vara vana vid att se sina ändringar på skärmen och vet omedelbart om förslag inte är aktiverat. Om människor är nya för att spåra ändringar kan du behöva påminna dem.

En vanlig regel för redigering (som alla bryter hela tiden) är att aldrig skriva in något i dokumentet som du inte vill publicera. Lägg till exempel aldrig ett skämt som platshållartext och skriv aldrig en kommentar inline. Frågor och längre tankar för diskussion hör till kommentarer.

För att lägga till en kommentar, leta efter ikonen i verktygsfältet som ser ut som en talruta med ett plustecken i mitten. Alternativt kan du markera lite text och en kommentarknapp visas i höger marginal. Klicka på den så kan du lägga till din kommentar.

Google Docs spårar kommentarverktyget för ändringar

Kommentarer visas i höger marginal tillsammans med alla andra spårade ändringar. Medarbetare kan svara på kommentarer, vilket gör att du kan diskutera direkt i dokumentet om de ändringar du kan göra.

När alla förslag är inlagda kan den som har det sista ordet på verket läsa igenom dokumentet och acceptera eller avvisa ändringarna.

För kommentarer har du möjlighet att “lösa” var och en. Att lösa en kommentar raderar konversationshistoriken permanent och för alla, så se till att frågan verkligen är löst innan du trycker på den knappen.

Vad ser andra?

Något att tänka på när du föreslår ändringar och kommenterar ett dokument är vad andra människor ser om de har tillgång till samma fil. Till exempel, såvida de inte har valt bort, får den ursprungliga författaren eller författarna ett e-postmeddelande om förslag du ger och kommenterar du lägger till i nära realtid. Det betyder att om någon föreslår en redigering och sedan ändrar sig, ser författaren fortfarande det ursprungliga förslaget via e-post. Det är en styggelse.

Google Dokument spårar ändringar inaktiverar aviseringar

Jag rekommenderar starkt att inaktivera dessa meddelanden, särskilt om du tycker att redigeringsprocessen är svår. I stället för att plåga dig själv med kunskapen om varje liten tanke som passerar dina redaktörers tankar, gå till Google Drive, klicka på kugghjulsikonen och välj inställningar. Kontrollera att båda rutorna är avmarkerade under aviseringar.

Hur man använder versionshistorik

Ett annat verktyg som inte är en strikt del av Suggesting men som ändå hjälper till att skriva och redigera i samarbete är Version History.

Titta under Arkiv> Versionshistorik. Två alternativ visas: Namnge aktuell version och se versionhistorik.

Du kan använda Namn Aktuell version för att spara en kopia av filen innan du öppnar den för andra personer för redigering. På det sättet, om något går fel, som en medarbetare glömmer att aktivera Förslag, kan du snabbt och enkelt återgå till ditt tidigare utkast.

Det andra alternativet, se versionshistorik, visar tidigare sparade versioner av filen märkt efter datum och tid. Du kan ändra namnen till något mer beskrivande om det hjälper. När du tittar på tidigare versioner av din fil ser du ändringar markerade i en annan färg. Det är ett användbart verktyg för att vrida tillbaka klockan när du kanske accepterade eller avvisade ändringar och nu önskar att du inte hade gjort det.

Hur man jämför dokument

Det sista verktyget som är värt att nämna är ett nytt som heter Jämför dokument. Det är under Verktyg-menyn (Verktyg> Jämför dokument). Med det här verktyget kan du jämföra två dokument för att se vad som skiljer sig mellan dem. Det är praktiskt för att hitta ändringar som har lagts till (avsiktligt eller på annat sätt) i ditt dokument, oavsett om du eller någon annan. Denna vy kan också ta upp kommentarer om filerna också.

Om du samarbetar med en grupp människor som inte är vana vid gruppredigering kan du alltid spara ett utkast till ditt arbete och jämföra det med den redigerade versionen så att inga ändringar av misstag glider av dig.

Fler Google Docs-tips

Det finns några andra tips värda att veta om du använder Google Docs ofta. Till att börja med, se till att du vet hur du sparar Google Dokument offline. På så sätt stör internetavbrott och andra oväntade händelser inte ditt arbete. Du kan också kryptera Google-dokument som är lagrade på Drive, ett annat praktiskt tips. Var noga med att utforska vår lista över de bästa Google Docs-tipsen också.

Relaterade Artiklar

Back to top button