Hur du skyddar dina Microsoft Word-dokument

Hur du skyddar dina Microsoft Word-dokument

Du har skrivit ett viktigt eller kÀnsligt dokument i Microsoft Word. Och du vill hÄlla det privat eller Ätminstone sÀkert. Du kanske vill se till att endast du och vissa personer kan lÀsa eller redigera det. Du kanske vill begrÀnsa de typer av Àndringar som nÄgon kan göra i dokumentet. Du kanske vill försÀkra dig om att detta Àr den slutliga versionen. Du kan göra allt detta och mer om du vet vilka verktyg du ska anvÀnda i Word och hur du anvÀnder dem.

Den senaste Office 365-versionen av Microsoft Word har flera alternativ för att sÀkra ditt dokument. Du kan stÀlla in att ett dokument ska öppnas i skrivskyddat lÀge för att förhindra oavsiktliga redigeringar. Du kan kryptera ditt dokument sÄ att ingen kan komma Ät det utan rÀtt lösenord. Du kan begrÀnsa innehÄllet som kan redigeras i ett dokument och hur det kan redigeras. Du kan lÀgga till en digital signatur för att se till att ingen kan tippa med dokumentet. Och du kan markera ett dokument som slutligt sÄ att folk vet att det inte har Àndrats sedan du senast sparade det.

För dessa knep anvÀnder jag den senaste Office 365-versionen av Word. Alternativen som jag tÀcker hÀr fungerar i princip samma i Word 2016, 2013 och 2010. FörmÄgan att markera ett dokument som slutgiltigt och göra det skrivskyddat Àr tvÄ separata alternativ i Word 365 och ett enda kombinerat alternativ i de andra versionerna av Word.

Annons

Skydda dokument

För att komma igÄng, öppna ett dokument i Microsoft Word som du vill skydda. Klicka pÄ Arkiv-menyn och klicka sedan pÄ knappen för att skydda dokument. VÀlj det första alternativet till frÄn menyn Skydda dokument.

Skrivskyddad

Spara dokumentet och öppna det sedan igen. Word blinkar ett meddelande om att författaren vill att du ska öppna detta som skrivskyddat, sÄvida du inte behöver göra Àndringar. Klicka pÄ Ja för att öppna dokumentet i skrivskyddat lÀge. Naturligtvis kan vem som helst sÀga nej och öppna dokumentet i redigeringslÀge. MÄlet Àr att göra det lÀttare för mÀnniskor att öppna dokumentet som skrivskyddat för att minska risken för oavsiktliga Àndringar.

Kryptera med lösenord

För att inaktivera skrivskyddat alternativ, öppna dokumentet i redigeringslÀge. Klicka pÄ Arkiv-menyn och vÀlj Skydda dokument. FrÄn alternativet Skydda dokument vÀljer du alternativet till. HÄll dig pÄ samma skÀrm och klicka igen pÄ knappen Skydda dokument. Den hÀr gÄngen vÀljer du alternativet till.

Skapa ett lösenord

I fönstret Kryptera dokument skapar du ett lösenord och klickar pÄ OK. Var noga med att anvÀnda ett komplext men minnesvÀrt lösenord. Om du glömmer lösenordet erbjuder Microsoft inget sÀtt att hÀmta eller ÄterstÀlla det, vilket innebÀr att du inte kommer Ät dokumentet. Skriv lösenordet igen för att bekrÀfta det. Klicka pÄ OK.

Spara och stĂ€ng dokumentet igen. Öppna den igen. Skriv lösenordet för att komma Ă„t dokumentet. Klicka pĂ„ OK.

Ta bort lösenordet

För att ta bort lösenordet, klicka pÄ Arkiv-menyn och vÀlj Skydda dokument. Klicka pÄ alternativet till. Ta bort de punkter som döljer ditt lösenord i fönstret Kryptera dokument. Klicka pÄ OK. Spara och stÀng dokumentet igen. NÀsta gÄng du öppnar det blir du inte ombedd att ange ett lösenord.

BegrÀnsa redigering

Klicka pÄ Arkiv-menyn och ÄtergÄ till knappen Skydda dokument. VÀlj alternativet till.

Ditt dokument visar sedan en begrÀnsningsredigeringsruta till höger för formaterings- och redigeringsbegrÀnsningar. HÀr kan du ge folk tillstÄnd att lÀsa ditt dokument samt vÀlja vad de kan redigera och hur.

FormateringsbegrÀnsningar

Markera rutan för att förhindra att mÀnniskor Àndrar formateringen av ditt dokument via Words stilfunktion. Klicka pÄ lÀnken för InstÀllningar. I popup-fönstret FormateringsbegrÀnsningar Àr alla format tillÄtna som standard. Du kan behÄlla det som det Àr, Àndra det till rekommenderat minimum eller Àndra det till inget. Om du inte Àr sÀker pÄ vilken instÀllning du ska vÀlja vÀljer du instÀllningen för rekommenderat minimum.

Du kan ocksÄ kontrollera nÄgot av de tre alternativen under Formatering sÄ att AutoFormat kan ÄsidosÀtta begrÀnsningarna, blockera möjligheten att byta tema eller blockera möjligheten att byta QuickStyle-uppsÀttningar. Om du inte Àr sÀker, lÀmna dessa tre instÀllningar avmarkerade. Klicka pÄ OK för att stÀnga fönstret för formateringsbegrÀnsningar.

Redigera begrÀnsningar

Under RedigeringsbegrÀnsningar markerar du kryssrutan TillÄt endast denna typ av redigering i dokumentet. Klicka pÄ rullgardinsmenyn nedan. Du kan nu vÀlja bland fyra alternativ: SpÄrade förÀndringar aktiverar SpÄra Àndringar för alla lÀsare av ditt dokument och begrÀnsar alla andra typer av redigering; Kommentarer lÄter lÀsare infoga kommentarer i ditt dokument men gör inga andra Àndringar; Fyll i formulÀr lÄter lÀsare fylla i formulÀr som du har skapat men inte Àndra dessa formulÀr; och Inga Àndringar (skrivskyddad) sÀtter ditt dokument i skrivskyddat lÀge sÄ att inga Àndringar kan göras. VÀlj det alternativ du vill ha.

Undantag

Om du markerar alternativet Kommentarer eller Inga Àndringar (skrivskyddad) kan du skapa undantag för alla att kunna redigera vissa delar av ditt dokument. I avsnittet Undantag markerar du rutan för Alla och markerar alla delar av dokumentet som du vill att nÄgon ska kunna redigera.

TillÀmpa skyddet

Klicka slutligen pĂ„ alternativet för. Skriv och skriv sedan in ett lösenord igen och klicka pĂ„ OK. Spara och stĂ€ng dokumentet igen. Öppna den igen. Redigeringskontrollerna pĂ„ menyfliksomrĂ„det Ă€r nu nedtonade. Klicka i valfri del av dokumentet som du tillĂ€t för redigering sĂ„ blir kontrollerna tillgĂ€ngliga.

StÀng av skyddet

För att stÀnga av skyddet, klicka pÄ fliken Granska och klicka pÄ ikonen för BegrÀnsa redigering. Klicka pÄ knappen Stoppa skydd lÀngst ner i rutan BegrÀnsa redigering. Skriv lösenordet och klicka pÄ OK. Avmarkera sedan alternativen för formaterings- och redigeringsbegrÀnsningar som visas lÀngst upp till höger.

LĂ€gg till en digital signatur

Klicka pÄ Arkiv-menyn och ÄtergÄ till knappen Skydda dokument. VÀlj alternativet till. Detta berÀttar för personer som lÀser ditt dokument att du och ingen annan undertecknade det, vilket indikerar att du var den sista personen som reviderade och sparade det.

Undertecknande certifikat

För att skapa en digital signatur behöver du ett signeringscertifikat. Första gĂ„ngen du gör detta blinkar Word meddelandet: “För att signera ett Microsoft Office-dokument behöver du en digital signatur, vill du fĂ„ en frĂ„n en Microsoft-partner nu?” Klicka pĂ„ Ja. En Microsofts supportsida dyker upp för att hjĂ€lpa dig att hitta ett digitalt ID. Testa lĂ€nkarna för de olika leverantörerna för att fĂ„ ett digitalt ID. Klicka sedan pĂ„ lĂ€nken pĂ„ webbsidan för att lĂ€gga till eller ta bort en digital signatur i Office-filer. BlĂ€ddra ner pĂ„ sidan för att lĂ€ra dig hur du lĂ€gger till en digital signatur.

NÀr du har fÄtt det digitala ID: et, ÄtergÄ till knappen Skydda dokument och klicka igen pÄ alternativet. Fyll i nödvÀndiga fÀlt i Sign-fönstret och klicka pÄ Sign-knappen. Du kan bli ombedd att bekrÀfta den digitala signaturen. Klicka pÄ OK.

Ditt dokument Àr nu digitalt signerat och gjort skrivskyddat. Word förklarar att dokumentet har signerats och markerats som slutgiltigt och att om nÄgon manipulerar med det blir signaturerna ogiltiga. Den som öppnar dokumentet ser meddelandet om din digitala signatur.

Markera som final

Slutligen, om du inte kan eller inte vill anvÀnda en digital signatur kan du fortfarande markera dokumentet som slutgiltigt. Klicka pÄ Arkiv-menyn och ÄtergÄ till knappen Skydda dokument. VÀlj alternativet till.

Ett popup-meddelande sĂ€ger: “Detta dokument kommer att markeras som slutgiltigt och sparas sedan.” Klicka pĂ„ OK. Ett annat meddelande visas och sĂ€ger: “Detta dokument har markerats som slutgiltigt för att indikera att redigeringen Ă€r klar och att detta Ă€r den slutliga versionen av dokumentet. NĂ€r ett dokument Ă€r markerat som slutgiltigt Ă€r statusegenskapen instĂ€lld pĂ„” Slutlig “och att skriva, redigera kommandon och korrekturmĂ€rken Ă€r avstĂ€ngda. Du kan kĂ€nna igen att ett dokument Ă€r markerat som slutgiltigt nĂ€r ikonen Markera som slutlig visas i statusfĂ€ltet. ” Klicka pĂ„ OK.

Redigera ÀndÄ

NĂ€r nĂ„gon öppnar dokumentet dyker upp ett meddelande högst upp: “MÄRKADE SOM FINAL. En författare har markerat detta dokument som slutgiltigt för att motverka redigering.” En Edit Anyway-knapp visas ocksĂ„. Om nĂ„gon klickar pĂ„ den knappen kan han eller hon Ă€ndĂ„ redigera och spara dokumentet. Men dĂ„ skulle dokumentet visa dig som författare och den andra personen som den som senast Ă€ndrade det. SĂ„ det slutgiltiga mĂ„let hĂ€r Ă€r inte att hindra nĂ„gon frĂ„n att redigera dokumentet utan att berĂ€tta för lĂ€sarna att dokumentet Ă€r slutgiltigt och att du ska visas som bĂ„de författaren och den person som senast Ă€ndrade det.

Vidare lÀsning

Windows 10 recensioner