6 tips för att komma igång med projektledning

Projektledning är ett tufft jobb. Team och organisationer försöker arbeta smalare och ofta innebär det att man eliminerar rollen som en dedikerad projektledare. Även om det fortfarande är möjligt att få en avancerad examen i ämnet, är det inte ovanligt att personer med liten eller ingen erfarenhet hamnar i rollen som projektledare, ofta ovanpå deras officiella jobb. Även om detta kan vara en överväldigande upplevelse finns det så mycket kraftfull programvara för projektledning på marknaden att ett litet projekt eller två kanske inte kräver en projektledare alls.

Om du inte har mycket erfarenhet av att hantera projekt, här är några tips för att komma igång. Stort tack till Peter Clarkson, tidigare Maestro Development, och Jason Westland, VD för ProjectManager.com, för deras insikt i en tidigare version av denna artikel.

1. Se till att du har ett projekt

Innan du börjar försöka hantera ett projekt, se till att du har ett projekt! Det rådet kan låta alltför enkelt, men jag har hört det gång på gång från expertprojektledare.

Ett projekt är en uppsättning uppgifter som har startdatum, slutdatum och leverans. En leverans är allt som levereras i slutet av arbetet, till exempel en fysisk produkt eller en fungerande webbplats. Att bygga ett hus är ett projekt. Att omforma en webbplats (som beskrivs på skärmen från ProofHub nedan) är ett projekt. Om du i teorin kunde överlämna alla projektets uppgifter till någon annan och ta emot något från den personen, är det ett projekt.

Ibland förväxlar folk pågående arbete med projekt, så låt mig ge några exempel på pågående arbete för att göra det tydligt. Att skriva nytt innehåll till en webbplats varje vecka är pågående arbete, även om du kan se på produktionen av en enda skrivning som sitt eget lilla projekt. Att tillhandahålla underhållsstöd för koden genom att ständigt fixa den är pågående arbete. Att svara på kundens e-post eller telefonsamtal är pågående arbete.

2. Ha en upptäcktsperiod

Innan ett projekt startar rekommenderar vissa människor vad som kallas upptäckt. Upptäckt av projektledning skiljer sig från upptäckt i juridisk mening. För våra ändamål är det en tid då de personer som begär projektet utforskar vad de vill göra eller göra och varför. Det kan vara ett möte, en serie möten eller en öppen tidsperiod för fritt tänkande och utforskning.

Nedan följer några frågor att utforska när du upptäcker.

Vad blir projektet? Hur specifikt kan du få när du definierar det? Vad är dess syfte? Vilka resultat vill du ha? Vilka resurser har du för att ta detta projekt? När behöver du den slutliga produkten och är din tidsfrist rimlig med tanke på dina resurser?

3. Definiera omfattningen

Du kanske hör en erfaren projektledare säga detta: “Om det inte är inom ramen, ligger det inte i projektet.”

Varje projekt behöver ett tydligt omfång. Projektets omfattning definierar exakt vad projektet kommer att innebära. Det är en låst lista över alla aspekter, tillgångar, funktioner, leveranser och andra detaljer som är kopplade till projektet. När den är låst kan du inte lägga till den. Om du till exempel bygger ett hus, definierar omfattningen hur många historier huset kommer att innehålla, dess kvadratmeter, hur många fönster det kommer att finnas, hur många trappor, ljusbrytare och så vidare.

Anledningen till att projekt behöver en tydlig räckvidd innan du börjar dem är så att ingen försöker lägga till något som ligger utanför ramen när projektet har startat. Att lägga till ett projekts räckvidd efter att det har startat kastar bort tidslinjen, budgeten och tillgängliga resurser. Om du fortsätter att lägga till uppgifter i ett projekt kan det till och med sluta bli ett projekt – det kan bara bli pågående arbete.

Att definiera omfattningen kan hända i ett upptäcktsmöte, eller det kan helt enkelt komma från konversationer mellan klienten eller personen som begär projektet och den potentiella ledaren eller projektledaren.

4. Håll ett kickoff-möte

Ett kickoff-möte är där alla som kommer att arbeta med projektet presenteras för det. Detta möte anger tonen för arbetet framåt och ser till att alla i projektgruppen har tydlig information om vad det är de ska göra och varför.

Lägg märke till hur det att hålla ett kickoff-möte inte ens är nära det första du gör när du hanterar ett projekt! Eftersom kickoff hjälper till att få alla på samma sida, vill du vara säker på att du har ett tydligt grepp om projektet och omfattningen så att du levererar det till alla andra med tillförsikt.

Under ett kickoff-möte bör projektledaren definiera åtminstone dessa fyra saker:

Projektomfång, spelare och deras roller, leveranser och milstolpar.

Vi har redan pratat om projektets omfattning. För spelare och deras roller kommer projektledaren att presentera de olika lagen och bidragsgivarna till varandra. Dessutom är kickoff-mötet en idealisk tid för att diskutera hierarki, det vill säga vem som rapporterar till vem och vem som skriver ut på jobbet.

En diskussion om leveranserna kommer att överlappa med diskussionen om hierarki eftersom du måste svara på frågan “Vem får varje leverans?”

Milstolpar (som visas i Editors ‘Choice-programvara för projektledning Teamwork Projects, ovan) är punkter i ett projekt som visar tydliga framsteg mot det slutliga målet. När du bygger ett hus kan det vara en milstolpe när du får en grund hällas och sättas. När du har ramen på plats är det en annan milstolpe. Vid ett kickoff-möte borde du veta vilka milstolpar projektet kommer att bli, även om du inte har spärrade datum för dem ännu. Ibland behöver du andra teamexperter, till exempel programmeringsledningen eller designledningen, för att ta reda på exakt när dessa milstolpar ska falla. Det är bra att gå in i ett kickoff-möte med en grov uppfattning om dina milstolps deadlines, men ge varje lag en chans att väga in och göra justeringar av dem.

5. Kartlägga projektets deadlines

Tidigare pratade vi om hur varje projekt har startdatum och slutdatum. Starten kan vara ditt officiella startdatum. Slutdatumet bör markera det absoluta slutslutet för allt arbete. Inget arbete med projektet sker efter det datumet. Det är ett riktigt praktiskt ögonblick.

Nu när du har haft ett kickoff-möte kan alla nyckelaktörer (som projektledare och teamledare) räkna ut de exakta milstolparna och leveransdatum och plotta dem i en kalender mellan startdatum och slutdatum.

Om du använder programvara för projektledning är det då du börjar använda den. Lägg in alla dina viktiga datum i appen. Du kan också ladda upp annan dokumentation som du hittills har skapat, till exempel projektets omfattning. Nu är det också rätt tid att börja bjuda in alla spelare att gå med i programvaran också. När människor går med i projektledningsappen kan de ta emot uppdrag, uppdatera sina framsteg och samarbeta på andra sätt. Ett exempel på all denna information, kartlagd i ett gantt-diagram i TeamGantt, kan ses nedan. För mer information om Gantt-diagram kan du läsa min artikel om 5 enkla steg för att komma igång med Gantt-diagram.

6. Ställ in förväntningar för kommunikation

Både efter kickoff-mötet och under hela projektets gång är det viktigt att hålla kommunikationslinjer öppna. Oavsett om din grupp har en heltidsprojektledare eller inte, den som är huvudkontaktpunkten för projektet måste vara den som uppmuntrar och underlättar kommunikationen. Det är inte en dålig idé att hålla ett nytt all-hands-möte innan projektet fullbordas så att människor kan ställa kvarvarande frågor de har.

Ställ förväntningar på kommunikation tidigt. Kommer teamledare att skicka in en veckovisa uppdatering om deras team? Hur många möten med alla händer kommer du att ha under projektets gång – ibland är de inte nödvändiga alls; vad behöver ditt projekt? Ofta har mindre team inom ett projekt, till exempel designteamet eller programmeringsteamet, återkommande incheckningsmöten där alla sammanfattar vad de har gjort nyligen och väcker eventuella problem. Ju fler människor ger röst till potentiella problem tidigt, desto bättre är allas chanser att hindra dem eller hantera dem.

Går vidare

Beväpnad med dessa tips för att komma igång kan du nu gräva i köttet från projektet. Projektledningsprogramvara hjälper långt till att hålla alla inblandade i projektet uppdaterade om dess framsteg. Det krävs dock en hel del mänsklig interaktion och så mycket tydlighet om projektet och dess detaljer som möjligt.