6 tips för att komma igÄng med projektledning

6 tips för att komma igÄng med projektledning

Projektledning Ă€r ett tufft jobb. Team och organisationer försöker arbeta smalare och ofta innebĂ€r det att man eliminerar rollen som en dedikerad projektledare. Även om det fortfarande Ă€r möjligt att fĂ„ en avancerad examen i Ă€mnet, Ă€r det inte ovanligt att personer med liten eller ingen erfarenhet hamnar i rollen som projektledare, ofta ovanpĂ„ deras officiella jobb. Även om detta kan vara en övervĂ€ldigande upplevelse finns det sĂ„ mycket kraftfull programvara för projektledning pĂ„ marknaden att ett litet projekt eller tvĂ„ kanske inte krĂ€ver en projektledare alls.

Om du inte har mycket erfarenhet av att hantera projekt, hÀr Àr nÄgra tips för att komma igÄng. Stort tack till Peter Clarkson, tidigare Maestro Development, och Jason Westland, VD för ProjectManager.com, för deras insikt i en tidigare version av denna artikel.

1. Se till att du har ett projekt

Innan du börjar försöka hantera ett projekt, se till att du har ett projekt! Det rÄdet kan lÄta alltför enkelt, men jag har hört det gÄng pÄ gÄng frÄn expertprojektledare.

Ett projekt Àr en uppsÀttning uppgifter som har startdatum, slutdatum och leverans. En leverans Àr allt som levereras i slutet av arbetet, till exempel en fysisk produkt eller en fungerande webbplats. Att bygga ett hus Àr ett projekt. Att omforma en webbplats (som beskrivs pÄ skÀrmen frÄn ProofHub nedan) Àr ett projekt. Om du i teorin kunde överlÀmna alla projektets uppgifter till nÄgon annan och ta emot nÄgot frÄn den personen, Àr det ett projekt.

Ibland förvÀxlar folk pÄgÄende arbete med projekt, sÄ lÄt mig ge nÄgra exempel pÄ pÄgÄende arbete för att göra det tydligt. Att skriva nytt innehÄll till en webbplats varje vecka Àr pÄgÄende arbete, Àven om du kan se pÄ produktionen av en enda skrivning som sitt eget lilla projekt. Att tillhandahÄlla underhÄllsstöd för koden genom att stÀndigt fixa den Àr pÄgÄende arbete. Att svara pÄ kundens e-post eller telefonsamtal Àr pÄgÄende arbete.

ProofHub-projektmall

2. Ha en upptÀcktsperiod

Innan ett projekt startar rekommenderar vissa mÀnniskor vad som kallas upptÀckt. UpptÀckt av projektledning skiljer sig frÄn upptÀckt i juridisk mening. För vÄra ÀndamÄl Àr det en tid dÄ de personer som begÀr projektet utforskar vad de vill göra eller göra och varför. Det kan vara ett möte, en serie möten eller en öppen tidsperiod för fritt tÀnkande och utforskning.

Nedan följer nÄgra frÄgor att utforska nÀr du upptÀcker.

Vad blir projektet? Hur specifikt kan du fÄ nÀr du definierar det? Vad Àr dess syfte? Vilka resultat vill du ha? Vilka resurser har du för att ta detta projekt? NÀr behöver du den slutliga produkten och Àr din tidsfrist rimlig med tanke pÄ dina resurser?

3. Definiera omfattningen

Du kanske hör en erfaren projektledare sĂ€ga detta: “Om det inte Ă€r inom ramen, ligger det inte i projektet.”

Varje projekt behöver ett tydligt omfÄng. Projektets omfattning definierar exakt vad projektet kommer att innebÀra. Det Àr en lÄst lista över alla aspekter, tillgÄngar, funktioner, leveranser och andra detaljer som Àr kopplade till projektet. NÀr den Àr lÄst kan du inte lÀgga till den. Om du till exempel bygger ett hus, definierar omfattningen hur mÄnga historier huset kommer att innehÄlla, dess kvadratmeter, hur mÄnga fönster det kommer att finnas, hur mÄnga trappor, ljusbrytare och sÄ vidare.

Anledningen till att projekt behöver en tydlig rĂ€ckvidd innan du börjar dem Ă€r sĂ„ att ingen försöker lĂ€gga till nĂ„got som ligger utanför ramen nĂ€r projektet har startat. Att lĂ€gga till ett projekts rĂ€ckvidd efter att det har startat kastar bort tidslinjen, budgeten och tillgĂ€ngliga resurser. Om du fortsĂ€tter att lĂ€gga till uppgifter i ett projekt kan det till och med sluta bli ett projekt – det kan bara bli pĂ„gĂ„ende arbete.

Att definiera omfattningen kan hÀnda i ett upptÀcktsmöte, eller det kan helt enkelt komma frÄn konversationer mellan klienten eller personen som begÀr projektet och den potentiella ledaren eller projektledaren.

4. HÄll ett kickoff-möte

Ett kickoff-möte Àr dÀr alla som kommer att arbeta med projektet presenteras för det. Detta möte anger tonen för arbetet framÄt och ser till att alla i projektgruppen har tydlig information om vad det Àr de ska göra och varför.

LÀgg mÀrke till hur det att hÄlla ett kickoff-möte inte ens Àr nÀra det första du gör nÀr du hanterar ett projekt! Eftersom kickoff hjÀlper till att fÄ alla pÄ samma sida, vill du vara sÀker pÄ att du har ett tydligt grepp om projektet och omfattningen sÄ att du levererar det till alla andra med tillförsikt.

Under ett kickoff-möte bör projektledaren definiera Ätminstone dessa fyra saker:

ProjektomfÄng, spelare och deras roller, leveranser och milstolpar.

Vi har redan pratat om projektets omfattning. För spelare och deras roller kommer projektledaren att presentera de olika lagen och bidragsgivarna till varandra. Dessutom Àr kickoff-mötet en idealisk tid för att diskutera hierarki, det vill sÀga vem som rapporterar till vem och vem som skriver ut pÄ jobbet.

En diskussion om leveranserna kommer att överlappa med diskussionen om hierarki eftersom du mĂ„ste svara pĂ„ frĂ„gan “Vem fĂ„r varje leverans?”

TeamworkProject milstolpar

Milstolpar (som visas i Editors ‘Choice-programvara för projektledning Teamwork Projects, ovan) Ă€r punkter i ett projekt som visar tydliga framsteg mot det slutliga mĂ„let. NĂ€r du bygger ett hus kan det vara en milstolpe nĂ€r du fĂ„r en grund hĂ€llas och sĂ€ttas. NĂ€r du har ramen pĂ„ plats Ă€r det en annan milstolpe. Vid ett kickoff-möte borde du veta vilka milstolpar projektet kommer att bli, Ă€ven om du inte har spĂ€rrade datum för dem Ă€nnu. Ibland behöver du andra teamexperter, till exempel programmeringsledningen eller designledningen, för att ta reda pĂ„ exakt nĂ€r dessa milstolpar ska falla. Det Ă€r bra att gĂ„ in i ett kickoff-möte med en grov uppfattning om dina milstolps deadlines, men ge varje lag en chans att vĂ€ga in och göra justeringar av dem.

5. KartlÀgga projektets deadlines

Tidigare pratade vi om hur varje projekt har startdatum och slutdatum. Starten kan vara ditt officiella startdatum. Slutdatumet bör markera det absoluta slutslutet för allt arbete. Inget arbete med projektet sker efter det datumet. Det Àr ett riktigt praktiskt ögonblick.

Nu nÀr du har haft ett kickoff-möte kan alla nyckelaktörer (som projektledare och teamledare) rÀkna ut de exakta milstolparna och leveransdatum och plotta dem i en kalender mellan startdatum och slutdatum.

Om du anvÀnder programvara för projektledning Àr det dÄ du börjar anvÀnda den. LÀgg in alla dina viktiga datum i appen. Du kan ocksÄ ladda upp annan dokumentation som du hittills har skapat, till exempel projektets omfattning. Nu Àr det ocksÄ rÀtt tid att börja bjuda in alla spelare att gÄ med i programvaran ocksÄ. NÀr mÀnniskor gÄr med i projektledningsappen kan de ta emot uppdrag, uppdatera sina framsteg och samarbeta pÄ andra sÀtt. Ett exempel pÄ all denna information, kartlagd i ett gantt-diagram i TeamGantt, kan ses nedan. För mer information om Gantt-diagram kan du lÀsa min artikel om 5 enkla steg för att komma igÄng med Gantt-diagram.

Uppgifter om TeamGantt

6. StÀll in förvÀntningar för kommunikation

BÄde efter kickoff-mötet och under hela projektets gÄng Àr det viktigt att hÄlla kommunikationslinjer öppna. Oavsett om din grupp har en heltidsprojektledare eller inte, den som Àr huvudkontaktpunkten för projektet mÄste vara den som uppmuntrar och underlÀttar kommunikationen. Det Àr inte en dÄlig idé att hÄlla ett nytt all-hands-möte innan projektet fullbordas sÄ att mÀnniskor kan stÀlla kvarvarande frÄgor de har.

StĂ€ll förvĂ€ntningar pĂ„ kommunikation tidigt. Kommer teamledare att skicka in en veckovisa uppdatering om deras team? Hur mĂ„nga möten med alla hĂ€nder kommer du att ha under projektets gĂ„ng – ibland Ă€r de inte nödvĂ€ndiga alls; vad behöver ditt projekt? Ofta har mindre team inom ett projekt, till exempel designteamet eller programmeringsteamet, Ă„terkommande incheckningsmöten dĂ€r alla sammanfattar vad de har gjort nyligen och vĂ€cker eventuella problem. Ju fler mĂ€nniskor ger röst till potentiella problem tidigt, desto bĂ€ttre Ă€r allas chanser att hindra dem eller hantera dem.

GĂ„r vidare

BevÀpnad med dessa tips för att komma igÄng kan du nu grÀva i köttet frÄn projektet. Projektledningsprogramvara hjÀlper lÄngt till att hÄlla alla inblandade i projektet uppdaterade om dess framsteg. Det krÀvs dock en hel del mÀnsklig interaktion och sÄ mycket tydlighet om projektet och dess detaljer som möjligt.