3 tips för en bättre Gmail-inkorg

E-postöverbelastning kan förstöra din produktivitet. När du har ett oläst meddelandemärke som numrerar hundratals eller tusentals upphör meddelandesystemet att gälla. När standardverktygen inte fungerar för dig och det är dags att överväga att göra några ändringar. Om du är Gmail-användare finns det tre mycket enkla knep som du kan använda för att filtrera meddelanden och få tillbaka kontrollen över din inkorg. De har funnits så länge att knappast någon pratar om dem längre, men de är kraftfulla som någonsin för att hjälpa dig att städa din inkorg.

1. Lägg till prickar i din e-postadress

Med Gmail påverkar det inte om du lägger till perioder eller punkter i någons e-postadress. Till exempel om du har adressen [email protected] och vissa skickar ett meddelande till [email protected] eller ens [email protected], kommer det att nå samma sak.

Om din inkorg är rörig kan du använda den till din fördel.

Få organiserad bugkonst

Du kan till exempel berätta för dina vänner och familj att skicka e-post till “johnsmith” -adressen, men berätta för bekanta för företag att du är “john.smith”. På det sättet kan du skapa ett filter i Gmail för att separera de två typerna av meddelanden automatiskt när de anländer.

Du behöver inte göra någonting för att börja använda de nya adresserna, men du måste ställa in filter om du vill att meddelanden som ska skickas till ett av dina alias ska hoppa över inkorgen och gå direkt till en annan mapp.

Ställ in ett filter med följande steg:

    Från kugghjulsikonen uppe till höger, gå till Inställningar. Välj filter och blockerade adresser. Välj Skapa ett nytt filter (det är längst ner). I fältet Till anger du Gmail-adressen med perioderna. Välj Skapa filter. På nästa skärm väljer du vart du vill att inkommande meddelanden ska gå. Om du vill att inkommande meddelanden för den adressen ska gå direkt till en angiven mapp, välj två alternativ: a) Hoppa över inkorgen och b) Använd etiketten (välj sedan den etikett du vill ha eller skapa en ny). Du måste tillämpa båda filtren annars kommer den nya posten fortfarande att hamna i din inkorg. Klicka på Skapa filter för att spara dina ändringar. Slutligen, om du redan har fått meddelanden till detta alias, kanske du vill lägga till alternativet “Använd också filter för matchande konversationer.” Om du gör det sopas all relevant e-post direkt till den nya mappen.

Bli organiserad - Gmail-adressfilter

Nästa tips liknar den här. Det är en annan variant på att skapa e-postalias. Den här med prickarna är dock subtil. Det är bra att använda med människor eftersom de inte kan säga att du ska filtrera meddelanden från dem. Nästa variant på att skapa alias är bättre att göra med robotar och automatiserade processer.

2. Filtrera automatiska meddelanden med plusteckenalias

Det andra tricket är nästan detsamma som det första, men här använder du ett plustecken och ord före @ -symbolen för att skapa alias snarare än perioder. Om din adress är [email protected], alla dessa alias fungerar utan att du behöver ställa in något speciellt i dina inställningar:

Detta är ett bra knep att använda när du registrerar dig för ett nytt webbkonto eller app. Om du gör ett konto på exempelvis JCrews webbplats kan du använda adressen [email protected] som ditt inloggningsnamn. Du drar nytta av på två sätt. Först kan du automatiskt filtrera all din e-post från JCrew i en separat mapp. För det andra, om din e-postadress någonsin läcks ut eller säljs, kommer du att kunna berätta vem källan var.

När du börjar använda dina nya e-postadresser ‘+ word’, se till att skapa filter med stegen ovan.

3. Anpassa din inkorg med ett klick

Det sista tipset är att anpassa vad som går in i din inkorg med ett klick. Om du inte ska skapa en hel massa mappar och filter är det ett tips som är värt att använda.

Bli organiserad - Gmail anpassar inkorgsvyn

Håll muspekaren över ordet Inkorgen till vänster i ditt Gmail-konto. Klicka på den nedåtvända triangeln för att öppna menyn. Du ser några alternativ för hur du anpassar din inkorg:

Standard Viktigt först Oläst först Stjärnmärkt första prioritetsinkorg (som kombinerar aspekter av Viktigt, Oläst och Stjärnmärkt för att försöka lägga de mest meningsfulla meddelandena framför dina ögon först).

När du använder ett av alternativen (annat än standard) förbehåller sig Gmail högst upp i inkorgen för den valda meddelandetypen. Det ger dig också en växling så att du kan kollapsa och utöka meddelandena i de olika avsnitten.

Bli organiserad - anpassad Gmail-inkorg

Gör vad som fungerar för dig

Dessa Gmail-funktioner är särskilt användbara för personer som vill hantera sina inkorgar bättre utan att skapa nya e-postadresser. Det är helt acceptabelt att helt enkelt skapa fler e-postadresser och använda dem för olika ändamål. Det är viktigare att göra det som fungerar för dig än att följa något föreskrivet “rätt sätt”. Så länge du väljer en metod som du kan hålla fast vid hjälper det dig att upprätthålla förnuftet med din inkorg.

Du kan naturligtvis bestämma att Gmail inte är något för dig. I så fall bör du läsa vår primer om hur du avslutar Gmail och komma igång med en ny leverantör.

Relaterade Artiklar

Back to top button