11 tips för att hantera e-post effektivare

11 tips för att hantera e-post effektivare

E-post kan fĂ„ oss att kĂ€nna att vi kĂ€mpar för att hĂ„lla huvudet över vattnet. Är dina inkorgssidor lĂ„nga? Börjar du varje dag att lĂ€sa e-post och tĂ€nker att du kommer att svara pĂ„ de viktigaste meddelandena, bara för att titta upp och inse att en timme har gĂ„tt förbi och du inte har gjort nĂ„gonting hittills? Har du slut pĂ„ utrymme för din e-post nĂ„gra dagar? KĂ€nns e-post som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsdĂ€mpare?

Det krÀvs bara nÄgra enkla knep för att bli effektivare nÀr det gÀller att hantera e-post sÄ att du inte kÀnner dig tyngd av det. NÄgra av dessa tips förlitar sig pÄ funktioner som finns i de flesta e-postprogram, men andra Àr sÀtt att Àndra dina egna vanor sÄ att de smÄ vardagliga interaktionerna du har med e-post hjÀlper dig att hÄlla koll pÄ att hantera det.

TÀnk pÄ det som att rengöra tÀnderna. Det finns en skillnad mellan daglig tandhygien och att gÄ till en tandlÀkare, men du mÄste göra bÄda. Du bör borsta tvÄ gÄnger om dagen och tandtrÄd en gÄng om dagen, och dessa vanor Àr extremt viktiga för att ha friska tÀnder. Var sjÀtte mÄnad bör du ocksÄ besöka en tandlÀkare för mer grundlig rengöring, röntgen och annan förebyggande vÄrd. Daglig hygien förhindrar att större problem byggs upp. Besök hos tandlÀkaren hjÀlper dig att fÄnga och rÀtta till vÀxande problem innan de blir utom kontroll.

Naturligtvis, Ă€ven med tĂ€nderna, kan saker gĂ„ fel. En olycka kan slĂ„ ut dem eller dina gener kan komma att pĂ„verka dem, precis som ett nytt projekt eller en förĂ€ndring av jobbet plötsligt kan orsaka en explosion av e-post. Oavsett fall betyder det inte att du ska sluta anvĂ€nda tandtrĂ„d eller trĂ€ffa tandlĂ€kare regelbundet – eller stĂ€da upp din e-post varje dag. Om du har ett ovĂ€ntat problem mĂ„ste du fortfarande följa goda vanor för att hĂ„lla allt i schack.

NĂ€r du Ă€ndrar hur du interagerar med e-post pĂ„ kort sikt – nĂ€r och hur du kontrollerar det, hur ofta du tar bort meddelanden och sĂ„ vidare – gör det ditt liv enklare pĂ„ lĂ„ng sikt.

HÀr Àr nÄgra bÀsta tips för att göra e-post mindre belastning. LÄt mig varna dig för att dessa tips Àr rotade i sunt förnuft och inte ger en magisk kula, vilket innebÀr att de inte kommer att sprÀnga dig eller bli en sensation över natten. Men inte heller kommer tandtrÄd.

1. Ta bort först

Det första du ska göra nĂ€r du öppnar inkorgen Ă€r att skanna för att se vad du kan ta bort. Titta pĂ„ Ă€mnesraden och avsĂ€ndaren. Är det skrĂ€p? Är det ett reklammeddelande som du aldrig kommer att lĂ€sa? Är det ett meddelande frĂ„n din kollega som sĂ€ger i Ă€mnesraden att de Ă€r ute idag, och det finns nĂ€stan ingen chans att ytterligare information i e-postmeddelandet kommer att vara relevant för dig? Kasta i sĂ„ fall ut det.

Alla meddelanden som du identifierar som obetydliga ska vÀljas och flyttas till papperskorgen i bulk. Om du inte brÄttom pÄ en viss morgon kan du till och med försöka identifiera en eller tvÄ vanliga e-postmeddelanden att prenumerera pÄ.

Bli organiserad - ta bort först

Varför Ă€r det viktigt att göra detta steg först? NĂ€r du raderar irrelevanta meddelanden omedelbart gör du det lĂ€ttare att se de Ă„terstĂ„ende meddelandena. NĂ€r du kan se de Ă„terstĂ„ende meddelandena kan du testa de viktiga snabbare. Om du kan identifiera till och med fem eller tio procent av din dagliga inkommande e-post som “mycket sannolikt inte krĂ€ver handling” sĂ„ att du kan radera den omedelbart, kommer du att vara i mycket bĂ€ttre form för att börja dagen produktivt.

2. AnvÀnd mer Àn en e-postadress

Jag tÄl inte marknadsförings-e-postmeddelanden eller leveransbekrÀftelser, mycket mindre pÄminnelser frÄn min bank om att betala min kreditkortsrÀkning nÀr den redan Àr instÀlld för automatisk betalning. (Grr.) Alla dessa meddelanden skulle störa min inkorg och göra det svÄrare att upptÀcka viktiga e-postmeddelanden, förutom att jag har en strategi för att hantera dem.

Jag anvÀnder en separat e-postadress för alla dessa meddelanden av lÄg vikt.

Det finns nÄgra sÀtt att göra det. Du kan skapa ett nytt e-postkonto helt för detta ÀndamÄl, det Àr sÄ jag gör det, eller sÄ kan du skapa en aliasadress med ditt nuvarande konto. De flesta e-postleverantörer lÄter dig göra det. Sedan skapar du en regel eller ett filter i ditt e-postkonto sÄ att alla meddelanden som skickas till aliaset hoppar över inkorgen och gÄr in i en annan mapp. Kalla det Inbox 2 eller lÄg vikt eller vad du vill.

En fördel med att anvÀnda en separat e-postadress för detta ÀndamÄl Àr att du behÄller detta inte riktigt skrÀppost, ibland kallat grÄ post, separat frÄn din viktiga post. Dessutom, om ett företag sÀljer din e-postadress till en annan distributionslista, hamnar inga nya och oönskade marknadsföringsmeddelanden heller i din primÀra inkorg. En tredje fördel Àr att du inte distraheras av dessa meddelanden, med tanke pÄ att du mÄste logga in pÄ ett annat e-postprogram eller navigera till en annan inkorg för att komma Ät dem.

3. Skriv kort

NÀr du skriver e-post, sÀg vad du menar, var tydlig och var kortfattad. Varför? Att skriva kort hjÀlper mÀnniskor som lÀser ditt meddelande att komma till saken och bearbeta sin e-post effektivare. De kan ta upp din ton och svara in natura, vilket kommer att göra livet enklare för dig.

Vissa situationer krĂ€ver kompletta meningar och formellt sprĂ„k, men fragment kan vara extremt effektiva i e-post. AnvĂ€nd dem nĂ€r det Ă€r vettigt. Grammatikpolisen kommer inte att följa efter dig. Visst, ibland mĂ„ste du vara mycket detaljerad och dra nytta av pappersspĂ„rets aspekt av e-post – det finns ett register över allt. Generellt sett Ă€r dock standard till kortfattat, tydligt och enkelt sprĂ„k.

Inte alla Àr skickliga i korthet och det kan komma att vara kort. För att undvika att lÄta ovÀnligt kan du lÀgga till en emoji eller utropstecken. Eller helt enkelt lÄta folk veta att du försöker vara kortfattad i e-post och de borde inte ta det personligt.

4. AnvÀnd grupper eller distributionslistor

Bli organiserad - tips för gruppering

Om du skickar ett meddelande till samma grupp mÀnniskor upprepade gÄnger, stÀll in en grupp eller e-postalias. I Outlook kallas det en distributionslista. I Gmail gÄr du till Kontakter (contacts.google.com), vÀljer de personer du vill lÀgga till i en grupp och klickar pÄ etikettikonen. Ge din grupp ett namn. NÀr det har sparats kan du skriva det namnet för att automatiskt skriva ett meddelande till alla i gruppen.

Att anvÀnda grupper sparar inte bara tid genom att eliminera behovet av att skriva varje persons namn nÀr du skickar gruppen, utan ocksÄ för att du enkelt ska kunna ta bort taktik, som jag förklarar lite senare.

5. Skapa mallar eller konserverade svar

Om det finns ett meddelande som du skickar om och om igen, skriv det inte frĂ„n början varje gĂ„ng. ÅteranvĂ€nd det du redan har skrivit genom att skapa en mall eller ett konserverat svar, som Gmail kallar det.

NÄgra exempel pÄ meddelanden som folk skickar ofta Àr i linje med:

Tack för att du kontaktade mig, men jag Ă€r inte intresserad, bekrĂ€ftar kvittot. Tack och lĂ„t mig veta om du behöver nĂ„got annat frĂ„n mitt slut, och det lĂ„ter som ett jobb för vĂ„r juridiska avdelning. Den bĂ€sta kontaktpunkten Ă€r …

NÀr du har stÀllt in nÄgra mallar kan du svara pÄ meddelanden som normalt tar onödig tid utan att ens tÀnka mycket pÄ det, sÄ att du kan gÄ vidare med viktigare arbete.

6. ÅteranvĂ€nd Ă€mnesrader

ÅteranvĂ€ndning av skickade meddelanden via mallar och svar pĂ„ burk ökar din effektivitet genom att minimera skrivning. Genom att Ă„teranvĂ€nda Ă€mnesrader kan du lĂ€ttare och snabbare radera eller arkivera gamla meddelanden. Jag ska förklara hur nĂ€sta.

7. Sortera för att radera

DatagrÀnser kan smyga pÄ vem som helst, Àven högt organiserade mÀnniskor. SÀttet att frigöra lite utrymme Àr att radera meddelanden som du inte behöver i bulk. Det hÀr Àr den typ av sysslor du kan tÀnka dig att likna att gÄ till tandlÀkaren. Du behöver inte göra det varje dag, men att göra det regelbundet och regelbundet hjÀlper till att förhindra större problem. Jag tycker att tre raderingsmetoder Àr sÀrskilt anvÀndbara.

Sortera först din e-post efter filstorlek eller bifogad fil och kasta bort de största som du inte behöver. Anledningen till att jag fokuserar pÄ skickade meddelanden Àr att om jag skickade en bilaga finns det en god chans att jag Àger filen och dÀrför har jag en annan kopia sparad nÄgon annanstans.

Bli organiserad - sortera skickad post

Den andra metoden Ă€r att sortera skickad post efter Ă€mnesrad och leta efter meddelanden som du skickar regelbundet. Om du skickar ett veckomeddelande med Ă€mnesraden “Kylrengöring kl. 16.00 idag” kan du snabbt se, vĂ€lja och ta bort dem alla pĂ„ en gĂ„ng.

För det tredje, sortera dina meddelanden efter mottagare. Du har antagligen nÄgra kollegor, vÀnner eller grupper av mÀnniskor som du ofta mailar. Det Àr troligt att mÄnga av de meddelanden som skickas mellan dig och dem inte Àr mycket viktiga. Om du aldrig behöver dem igen vÀljer du flera meddelanden samtidigt och tar bort dem massor.

8. StÀng av aviseringar, stÀng e-post för fokus

Att fÄ en varning pÄ skÀrmen om varje inkommande meddelande Àr otroligt störande och störande. Jag skulle gissa att den övervÀldigande majoriteten av arbetarna skulle ha det bÀttre med e-postvarningar helt inaktiverade. Det Àr bara anvÀndbart i de sÀllsynta fallen. SÄ stÀng av dina aviseringar.

PÄ samma sÀtt stÀnger du din e-postapplikation eller dess webblÀsarflik nÀr du behöver göra mycket fokuserat arbete i minst 30 minuter. Det smÀrtar mig att skriva det tipset, eftersom jag vet att nÀstan ingen kommer att följa det. VÀldigt fÄ mÀnniskor gör det faktiskt, men jag önskar att jag kunde övertyga fler att försöka. TÀnk dig hur mycket lÀttare det blir att hitta ditt flöde nÀr du inte distraheras via e-post.

TÀnk tillbaka pÄ förra gÄngen du arbetade offline, oavsett om det var pÄ ett flygplan utan Wi-Fi eller nÀr internet var nere. Eller kanske har du arbetat frÄn en tidszon dÀr du inte har mÄnga andra kollegor och dÀrför inte haft nÄgra e-postavbrott under en lÄng strÀcka av din dag. Genom att stÀnga e-post kommer du nÀra att replikera den upplevelsen av att inte avbrytas, samtidigt som du fortfarande kan komma Ät annan onlineinformation efter behov.

9. Kooperera autosvar

Bli organiserad - semestersvar

LĂ„t oss sĂ€ga att du inte stĂ€nger ditt e-postfönster eftersom du Ă€r orolig att nĂ„gon kommer att försöka kontakta dig med ett brĂ„dskande Ă€rende och du kommer att sakna det. Lösningen? StĂ€ll in ett out-office-meddelande eller autosvar som sĂ€ger “Om det hĂ€r Ă€r en mycket brĂ„dskande frĂ„ga, vĂ€nligen sms / ring / skicka ett meddelande till mig …” och ge ditt telefonnummer, Slack-handtag eller önskad linje med kommunikation.

10. Radera! Eller arkivera e-post i mappar

Ett e-postmeddelande som inte raderas Àr ofta en bra avsikt som inte har uppfyllts. Vet nÀr du ska slÀppa taget. HÀng inte pÄ meddelanden om du sannolikt aldrig kommer att göra nÄgot med dem. Att lÀmna oviktiga meddelanden i din inkorg Àr mycket oproduktivt, distraherande och pÄminner dig bara om vad du vill göra i en perfekt vÀrld, men inte kan.

De gör dig inga tjÀnster genom att vara i din inkorg.

Om det tar svÄrt att radera meddelanden flyttar du dem till en ny mapp istÀllet. Ring den mappen VÀntande eller Goda avsikter. Det viktiga Àr att fÄ ut dem ur din inkorg. VÀnta nÄgra mÄnader. Se hur mÄnga du nÄgonsin grÀvt eller svarat pÄ. Om svaret Àr noll, kanske du övervÀger att radera dem i första hand.

11. Töm papperskorgen regelbundet

Töm papperskorgen med jÀmna mellanrum. Att ta bort papperskorgen rensar utrymme. De flesta e-postprogram, inklusive Outlook, har en instÀllning för att automatiskt dumpa papperskorgen nÀr du avslutar appen. Om du aldrig kommer ihÄg att dumpa papperskorgen rekommenderar jag att du aktiverar den funktionen.

De flesta behöver förmodligen inte tömma papperskorgen mer Àn en gÄng i mÄnaden eller en gÄng i kvartalet. Det finns en risk att ta bort papperskorgen för ofta, eftersom papperskorgen Àr dit du gÄr för att rÀdda e-postmeddelanden som du trodde att du inte behövde, men det visar sig att du gör det. Jag har rÀddat mÄnga meddelanden frÄn papperskorgen, vanligtvis samma dag som jag lade det dÀr.

Hur man drar i nödsladden

Nu, om du Àr desperat efter en ren skiffer med din inkorg, hÀr Àr ett sista trick du kan prova:

1. Skapa en ny mapp. Namnge den gamla inkorgen eller e-post före juli 2019 (eller den aktuella mÄnaden och Äret).

2. VĂ€lj allt i din inkorg. Flytta allt till den nya mappen.

Voilà. Du Àr vid noll i inkorgen och du behöver inte ens kasta ut ett enda meddelande.

Ingen förvÀntar dig att du kommer att se över en kaotisk inkorg över natten. Anpassa nÄgra positiva vanor lite efter lite. Gör nÄgra av de periodiska ÄtgÀrderna, som att tömma papperskorgen eller ta bort skickad post för att hjÀlpa dig att kÀnna att du gör framsteg.