11 tips för att hantera e-post effektivare

E-post kan få oss att känna att vi kämpar för att hålla huvudet över vattnet. Är dina inkorgssidor långa? Börjar du varje dag att läsa e-post och tänker att du kommer att svara på de viktigaste meddelandena, bara för att titta upp och inse att en timme har gått förbi och du inte har gjort någonting hittills? Har du slut på utrymme för din e-post några dagar? Känns e-post som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsdämpare?

Det krävs bara några enkla knep för att bli effektivare när det gäller att hantera e-post så att du inte känner dig tyngd av det. Några av dessa tips förlitar sig på funktioner som finns i de flesta e-postprogram, men andra är sätt att ändra dina egna vanor så att de små vardagliga interaktionerna du har med e-post hjälper dig att hålla koll på att hantera det.

Tänk på det som att rengöra tänderna. Det finns en skillnad mellan daglig tandhygien och att gå till en tandläkare, men du måste göra båda. Du bör borsta två gånger om dagen och tandtråd en gång om dagen, och dessa vanor är extremt viktiga för att ha friska tänder. Var sjätte månad bör du också besöka en tandläkare för mer grundlig rengöring, röntgen och annan förebyggande vård. Daglig hygien förhindrar att större problem byggs upp. Besök hos tandläkaren hjälper dig att fånga och rätta till växande problem innan de blir utom kontroll.

Naturligtvis, även med tänderna, kan saker gå fel. En olycka kan slå ut dem eller dina gener kan komma att påverka dem, precis som ett nytt projekt eller en förändring av jobbet plötsligt kan orsaka en explosion av e-post. Oavsett fall betyder det inte att du ska sluta använda tandtråd eller träffa tandläkare regelbundet – eller städa upp din e-post varje dag. Om du har ett oväntat problem måste du fortfarande följa goda vanor för att hålla allt i schack.

När du ändrar hur du interagerar med e-post på kort sikt – när och hur du kontrollerar det, hur ofta du tar bort meddelanden och så vidare – gör det ditt liv enklare på lång sikt.

Här är några bästa tips för att göra e-post mindre belastning. Låt mig varna dig för att dessa tips är rotade i sunt förnuft och inte ger en magisk kula, vilket innebär att de inte kommer att spränga dig eller bli en sensation över natten. Men inte heller kommer tandtråd.

1. Ta bort först

Det första du ska göra när du öppnar inkorgen är att skanna för att se vad du kan ta bort. Titta på ämnesraden och avsändaren. Är det skräp? Är det ett reklammeddelande som du aldrig kommer att läsa? Är det ett meddelande från din kollega som säger i ämnesraden att de är ute idag, och det finns nästan ingen chans att ytterligare information i e-postmeddelandet kommer att vara relevant för dig? Kasta i så fall ut det.

Alla meddelanden som du identifierar som obetydliga ska väljas och flyttas till papperskorgen i bulk. Om du inte bråttom på en viss morgon kan du till och med försöka identifiera en eller två vanliga e-postmeddelanden att prenumerera på.

Varför är det viktigt att göra detta steg först? När du raderar irrelevanta meddelanden omedelbart gör du det lättare att se de återstående meddelandena. När du kan se de återstående meddelandena kan du testa de viktiga snabbare. Om du kan identifiera till och med fem eller tio procent av din dagliga inkommande e-post som “mycket sannolikt inte kräver handling” så att du kan radera den omedelbart, kommer du att vara i mycket bättre form för att börja dagen produktivt.

2. Använd mer än en e-postadress

Jag tål inte marknadsförings-e-postmeddelanden eller leveransbekräftelser, mycket mindre påminnelser från min bank om att betala min kreditkortsräkning när den redan är inställd för automatisk betalning. (Grr.) Alla dessa meddelanden skulle störa min inkorg och göra det svårare att upptäcka viktiga e-postmeddelanden, förutom att jag har en strategi för att hantera dem.

Jag använder en separat e-postadress för alla dessa meddelanden av låg vikt.

Det finns några sätt att göra det. Du kan skapa ett nytt e-postkonto helt för detta ändamål, det är så jag gör det, eller så kan du skapa en aliasadress med ditt nuvarande konto. De flesta e-postleverantörer låter dig göra det. Sedan skapar du en regel eller ett filter i ditt e-postkonto så att alla meddelanden som skickas till aliaset hoppar över inkorgen och går in i en annan mapp. Kalla det Inbox 2 eller låg vikt eller vad du vill.

En fördel med att använda en separat e-postadress för detta ändamål är att du behåller detta inte riktigt skräppost, ibland kallat grå post, separat från din viktiga post. Dessutom, om ett företag säljer din e-postadress till en annan distributionslista, hamnar inga nya och oönskade marknadsföringsmeddelanden heller i din primära inkorg. En tredje fördel är att du inte distraheras av dessa meddelanden, med tanke på att du måste logga in på ett annat e-postprogram eller navigera till en annan inkorg för att komma åt dem.

3. Skriv kort

När du skriver e-post, säg vad du menar, var tydlig och var kortfattad. Varför? Att skriva kort hjälper människor som läser ditt meddelande att komma till saken och bearbeta sin e-post effektivare. De kan ta upp din ton och svara in natura, vilket kommer att göra livet enklare för dig.

Vissa situationer kräver kompletta meningar och formellt språk, men fragment kan vara extremt effektiva i e-post. Använd dem när det är vettigt. Grammatikpolisen kommer inte att följa efter dig. Visst, ibland måste du vara mycket detaljerad och dra nytta av pappersspårets aspekt av e-post – det finns ett register över allt. Generellt sett är dock standard till kortfattat, tydligt och enkelt språk.

Inte alla är skickliga i korthet och det kan komma att vara kort. För att undvika att låta ovänligt kan du lägga till en emoji eller utropstecken. Eller helt enkelt låta folk veta att du försöker vara kortfattad i e-post och de borde inte ta det personligt.

4. Använd grupper eller distributionslistor

Om du skickar ett meddelande till samma grupp människor upprepade gånger, ställ in en grupp eller e-postalias. I Outlook kallas det en distributionslista. I Gmail går du till Kontakter (contacts.google.com), väljer de personer du vill lägga till i en grupp och klickar på etikettikonen. Ge din grupp ett namn. När det har sparats kan du skriva det namnet för att automatiskt skriva ett meddelande till alla i gruppen.

Att använda grupper sparar inte bara tid genom att eliminera behovet av att skriva varje persons namn när du skickar gruppen, utan också för att du enkelt ska kunna ta bort taktik, som jag förklarar lite senare.

5. Skapa mallar eller konserverade svar

Om det finns ett meddelande som du skickar om och om igen, skriv det inte från början varje gång. Återanvänd det du redan har skrivit genom att skapa en mall eller ett konserverat svar, som Gmail kallar det.

Några exempel på meddelanden som folk skickar ofta är i linje med:

Tack för att du kontaktade mig, men jag är inte intresserad, bekräftar kvittot. Tack och låt mig veta om du behöver något annat från mitt slut, och det låter som ett jobb för vår juridiska avdelning. Den bästa kontaktpunkten är …

När du har ställt in några mallar kan du svara på meddelanden som normalt tar onödig tid utan att ens tänka mycket på det, så att du kan gå vidare med viktigare arbete.

6. Återanvänd ämnesrader

Återanvändning av skickade meddelanden via mallar och svar på burk ökar din effektivitet genom att minimera skrivning. Genom att återanvända ämnesrader kan du lättare och snabbare radera eller arkivera gamla meddelanden. Jag ska förklara hur nästa.

7. Sortera för att radera

Datagränser kan smyga på vem som helst, även högt organiserade människor. Sättet att frigöra lite utrymme är att radera meddelanden som du inte behöver i bulk. Det här är den typ av sysslor du kan tänka dig att likna att gå till tandläkaren. Du behöver inte göra det varje dag, men att göra det regelbundet och regelbundet hjälper till att förhindra större problem. Jag tycker att tre raderingsmetoder är särskilt användbara.

Sortera först din e-post efter filstorlek eller bifogad fil och kasta bort de största som du inte behöver. Anledningen till att jag fokuserar på skickade meddelanden är att om jag skickade en bilaga finns det en god chans att jag äger filen och därför har jag en annan kopia sparad någon annanstans.

Den andra metoden är att sortera skickad post efter ämnesrad och leta efter meddelanden som du skickar regelbundet. Om du skickar ett veckomeddelande med ämnesraden “Kylrengöring kl. 16.00 idag” kan du snabbt se, välja och ta bort dem alla på en gång.

För det tredje, sortera dina meddelanden efter mottagare. Du har antagligen några kollegor, vänner eller grupper av människor som du ofta mailar. Det är troligt att många av de meddelanden som skickas mellan dig och dem inte är mycket viktiga. Om du aldrig behöver dem igen väljer du flera meddelanden samtidigt och tar bort dem massor.

8. Stäng av aviseringar, stäng e-post för fokus

Att få en varning på skärmen om varje inkommande meddelande är otroligt störande och störande. Jag skulle gissa att den överväldigande majoriteten av arbetarna skulle ha det bättre med e-postvarningar helt inaktiverade. Det är bara användbart i de sällsynta fallen. Så stäng av dina aviseringar.

På samma sätt stänger du din e-postapplikation eller dess webbläsarflik när du behöver göra mycket fokuserat arbete i minst 30 minuter. Det smärtar mig att skriva det tipset, eftersom jag vet att nästan ingen kommer att följa det. Väldigt få människor gör det faktiskt, men jag önskar att jag kunde övertyga fler att försöka. Tänk dig hur mycket lättare det blir att hitta ditt flöde när du inte distraheras via e-post.

Tänk tillbaka på förra gången du arbetade offline, oavsett om det var på ett flygplan utan Wi-Fi eller när internet var nere. Eller kanske har du arbetat från en tidszon där du inte har många andra kollegor och därför inte haft några e-postavbrott under en lång sträcka av din dag. Genom att stänga e-post kommer du nära att replikera den upplevelsen av att inte avbrytas, samtidigt som du fortfarande kan komma åt annan onlineinformation efter behov.

9. Kooperera autosvar

Låt oss säga att du inte stänger ditt e-postfönster eftersom du är orolig att någon kommer att försöka kontakta dig med ett brådskande ärende och du kommer att sakna det. Lösningen? Ställ in ett out-office-meddelande eller autosvar som säger “Om det här är en mycket brådskande fråga, vänligen sms / ring / skicka ett meddelande till mig …” och ge ditt telefonnummer, Slack-handtag eller önskad linje med kommunikation.

10. Radera! Eller arkivera e-post i mappar

Ett e-postmeddelande som inte raderas är ofta en bra avsikt som inte har uppfyllts. Vet när du ska släppa taget. Häng inte på meddelanden om du sannolikt aldrig kommer att göra något med dem. Att lämna oviktiga meddelanden i din inkorg är mycket oproduktivt, distraherande och påminner dig bara om vad du vill göra i en perfekt värld, men inte kan.

De gör dig inga tjänster genom att vara i din inkorg.

Om det tar svårt att radera meddelanden flyttar du dem till en ny mapp istället. Ring den mappen Väntande eller Goda avsikter. Det viktiga är att få ut dem ur din inkorg. Vänta några månader. Se hur många du någonsin grävt eller svarat på. Om svaret är noll, kanske du överväger att radera dem i första hand.

11. Töm papperskorgen regelbundet

Töm papperskorgen med jämna mellanrum. Att ta bort papperskorgen rensar utrymme. De flesta e-postprogram, inklusive Outlook, har en inställning för att automatiskt dumpa papperskorgen när du avslutar appen. Om du aldrig kommer ihåg att dumpa papperskorgen rekommenderar jag att du aktiverar den funktionen.

De flesta behöver förmodligen inte tömma papperskorgen mer än en gång i månaden eller en gång i kvartalet. Det finns en risk att ta bort papperskorgen för ofta, eftersom papperskorgen är dit du går för att rädda e-postmeddelanden som du trodde att du inte behövde, men det visar sig att du gör det. Jag har räddat många meddelanden från papperskorgen, vanligtvis samma dag som jag lade det där.

Hur man drar i nödsladden

Nu, om du är desperat efter en ren skiffer med din inkorg, här är ett sista trick du kan prova:

1. Skapa en ny mapp. Namnge den gamla inkorgen eller e-post före juli 2019 (eller den aktuella månaden och året).

2. Välj allt i din inkorg. Flytta allt till den nya mappen.

Voilà. Du är vid noll i inkorgen och du behöver inte ens kasta ut ett enda meddelande.

Ingen förväntar dig att du kommer att se över en kaotisk inkorg över natten. Anpassa några positiva vanor lite efter lite. Gör några av de periodiska åtgärderna, som att tömma papperskorgen eller ta bort skickad post för att hjälpa dig att känna att du gör framsteg.