10 tips och 9 verktyg för bÀttre projektledning

10 tips och 9 verktyg för bÀttre projektledning

SmÄföretagare, arbetande yrkesverksamma och till och med vissa studenter tvingas ofta spela rollen som projektledare. Projektledning Àr ett stort och seriöst företag. Det finns en anledning till att du kan fÄ avancerade grader och certifieringar i det. NÀr du inte har nÄgon utbildning och du kastas in i rollen, hur kommer projektet att göras? Bara för att du har programhanteringsprogramvara betyder inte att du vet hur du anvÀnder den! Vad hÀnder om teamet som arbetar med det tappar all kÀnsla av syfte och riktning? SÄ hur hÄller du ett projekt pÄ kurs om du inte vet nÄgot om projektledning?

FĂ„ organiserad bugkonst

MÀnniskor kastas in i projektledningspositioner hela tiden utan att veta vad de ska göra, med blandade resultat. Var inte panik. LÀs nÄgra tips om hur du kommer igÄng med projektledning, som jag har sammanfattat nedan (se tips 1-6; klicka pÄ föregÄende lÀnk för mer). Följ upp det med nÄgra visdomsord frÄn erfarna projektledare (tips 7-10).

Bekanta dig sedan med den bÀsta mjukvaran för projektledning. Om du gör det kan du inte bara hitta en produkt du kan anvÀnda utan ocksÄ förstÄ vad programvaran gör. Och om du förstÄr vad projektledningsprogram gör, kommer du att se vad som Àr viktigast med att hantera ett projekt.

Vissa projekt Àr tillrÀckligt smÄ eller tillrÀckligt informella för att du inte behöver traditionell programhanteringsprogramvara eftersom det Àr för stort. Du behöver fortfarande nÄgot slags samarbetsverktyg för att hÄlla alla projektmedlemmar informerade och arbeta som ett team. I det minsta kan det vara en grupptexttrÄd eller e-post dÀr alla kan diskutera projektet. En bÀttre lösning kan vara ett verktyg som lÄter alla enkelt se vem som gör vad, ta en titt pÄ det arbete som pÄgÄr och registrera viktiga detaljer och beslut som fattats om projektet sÄ att alla kan referera till dem. Se mina förslag för dessa appar i slutet.

LÄt oss börja med nÄgra tips. Projektledare Tom Thrash och Rob Sterling citerades i en tidigare version av den hÀr artikeln och bidrog till rÄdgivningen.

Zoho-projekt

10 projektledningstips

1. Se till att du har ett projekt. Ett projekt har startdatum, slutdatum och leverans. Att bygga och lansera en webbplats Àr ett projekt. Det finns en dag nÀr du börjar, en dag nÀr arbetet Àr klart och en slutprodukt eller levereras i slutet. HÀr Àr ett exempel pÄ arbete som inte Àr ett projekt: att skriva blogginlÀgg för en webbplats. Visst, det finns en dag dÄ du skriver det första blogginlÀgget, men om du inte har ett fast slutdatum i Ätanke och kan planera alla inlÀgg mellan de tvÄ datumen, Àr det du faktiskt pÄgÄende arbete. PÄgÄende arbete mÄste ocksÄ hanteras, men det har olika krav jÀmfört med projekt.

2. Ha en upptĂ€cktperiod. En upptĂ€cktperiod, som ibland bara kallas “upptĂ€ckt”, Ă€r en bestĂ€md tid för att utforska vad projektet kommer att bli. Vad gör du och varför? Vilka resurser har du?

3. Definiera omfattningen. Efter upptÀckten mÄste du lÄsa ner parametrarna för projektet, vilket Àr ett annat sÀtt att sÀga definiera omfattningen. Ett mycket vanligt problem som skickar projekt av kurs Àr nÀr nÄgon halvvÀgs genom projektet bestÀmmer nÄgon att Àndra nÄgot i omfattningen. Ett exempel pÄ en förÀndring Àr att lÀgga till funktioner eller funktioner. SÄ definiera omfÄnget, skriv ner det dÀr alla kan referera till det under hela projektet och fÄ alla intressenter att skriva av sig pÄ omfattningen innan projektets arbetsfas pÄbörjas.

4. HÄll ett kickoff-möte. Ett kickoff-möte Àr den officiella starten för projektet för alla teammedlemmar som kommer att arbeta med det. Detta möte anger tonen för projektet. Syftet med mötet Àr att definiera fyra saker: projektets omfattning; spelare och deras roller; milstolpar; och leveranser. Det ger ocksÄ alla en chans att stÀlla frÄgor.

5. KartlÀgga projektets tidsfrister och milstolpar. Slutdatum för alla projekt Àr leveransdatum. Det Àr dagen dÄ allt arbete slutar. Mellan startdatum och slutdatum har du andra tidsfrister och milstolpar. Om du till exempel bygger en webbplats mÄste nÄgon göra trÄdramarna. Ett annat team anvÀnder trÄdramarna som vÀgledning nÀr de skriver koden som driver webbplatsen. Kodningsteamet kan inte starta sitt arbete förrÀn wireframe-teamet har slutfört sitt. Varje projekt behöver dessa ytterligare tidsfrister och milstolpar sÄ att varje person i teamet vet nÀr deras fas av arbetet börjar och slutar.

6. StÀll förvÀntningar pÄ kommunikation. Kommunikation Àr avgörande för ett projekts framgÄng. Projektledaren mÄste stÀlla förvÀntningar pÄ kommunikation tidigt genom att schemalÀgga möten och incheckningar och visa med exempel hur man bÀst kan kommunicera, oavsett om det Àr via telefon, e-post, personliga möten, grupptexter, Slack-statusuppdateringar eller pÄ annat sÀtt.

7. Gör mötena viktiga. NÀr du planerar möten, se till att tiden verkligen fungerar för alla som behöver delta. Vissa team kan fÄ sitt bÀsta arbete pÄ sen eftermiddag, och du vill inte avbryta dem med ett möte i slutet av dagen. Skriv en agenda för varje möte sÄ att det finns ett syfte och dela den med alla mötesdeltagare. HÄll möten i tid och avsluta tidigt nÀr det Àr möjligt.

8. HĂ„ll dig före problemen. En klok projektledare sa en gĂ„ng till mig: “Om” allt Ă€r bra, fortsĂ€tt grĂ€va. ” NĂ€r mĂ€nniskor rapporterar inga problem kan du följa upp med: “Det Ă€r fantastiskt att höra, men egentligen finns det inga problem alls?” Teammedlemmar kan vara tveksamma till att dela problem, sĂ€rskilt nĂ€r de Ă€r smĂ„ och fortfarande Ă€r lösbara. En projektledares jobb Ă€r att avslöja smĂ„ problem för att lösa dem eller anpassa dem istĂ€llet för att lĂ„ta dem vĂ€xa till större problem.

9. Skjut inte budbÀraren. Ett annat sÀtt att fÄ mÀnniskor att dela potentiella problem med dig Àr att svara pÄ dem med en stödjande attityd. Tack mÀnniskor för att ni har gjort saken uppmÀrksam och arbeta proaktivt med dem för en lösning. OmvÀnt, nÀr chefer svarar pÄ dÄliga nyheter med ilska slutar mÀnniskor dela dÄliga nyheter med dem.

10. LÄt andra mÀnniskor tro att de har kontroll. Projektledare mÄste ta Àgande för att ett projekt ska lyckas eller misslyckas. Vissa lagledare eller andra lagmedlemmar kan dock behöva kÀnna att de sitter i förarsÀtet. En bra projektledare kommer inte att ta bort den kÀnslan av kontroll frÄn nÄgon, Àven om de förblir den person som Àr ytterst ansvarig.

Basecamp-aktivitet

LÄt oss prata om programhanteringsprogramvara. En hel kategori av appar har vuxit ut ur behovet av att hantera projekt, och om vi tittar pÄ vad dessa appar gör kan vi bÀttre förstÄ de primÀra behoven hos alla projektledare.

Projekthanteringsappar Àr onlinesystem för att arbeta och samarbeta i projekt. De Àr arbetsytor i realtid dÀr teammedlemmar och externa partners loggar in för att spÄra varje detalj som ger ett projekt liv. Vissa projekthanteringsappar Àr utformade för att hjÀlpa team att hantera nÄgra projekt Ät gÄngen, eller bara ett. Andra Àr byggda för enorma företag som hanterar hundratals eller tusentals projekt som gÄr samtidigt. I sÄdana fall spÄrar appar vanligtvis ocksÄ resurser, som kan vara fysiska resurser, mÀnniskor eller pengar. PÄ det sÀttet kan projektledarna och programvaran fördela tillgÀngliga resurser till vad projektet behöver dem.

En annan viktig roll som projektledningsappar spelar Àr att hÄlla reda pÄ alla faser i ett projekt. Detta inkluderar de faktiska uppgifter som mÄste göras samt tidsfrister och milstolpar relaterade till dem. NÀr du planerar dessa uppgifter och tidsfrister pÄ en tidslinje, fÄr du ett Gantt-diagram. Gantt-diagram kan ocksÄ visa förhÄllanden mellan olika uppgifter eller arbetsfaser. Till exempel, om fas A mÄste vara klar innan fas B kan börja, visar Gantt-diagrammet detta beroende, vanligtvis med en rad. Nu vet programvaran att om fas A gÄr sent mÄste fas B börja sent och alla andra tidsfrister som beror pÄ fas A skjuts ocksÄ ut.

Projekthanteringsappar kan ocksÄ generera rapporter som berÀttar för chefer vilka teammedlemmar som har för mycket eller för lite arbete pÄ sina tallrikar. MÄnga spÄrar tid som spenderas pÄ projekt och integreras med fakturerings- och faktureringssystem. Efter att ha anvÀnt en projektledningsapp under en tid kan det hjÀlpa team att göra bÀttre uppskattningar om hur lÄng tid olika uppgifter tar att slutföra.

Om Gantt-diagram och resurshanteringsrapporter lÄter som överdrivna, Àr det mycket möjligt att allt du verkligen behöver Àr ett organiserat, samarbetsvilligt onlineutrymme dÀr alla medlemmar i ett team kan dela information och prata med varandra. Dessa lÀttare appar kallas ibland projekthanteringsappar (och jag skulle hÀvda att det Àr missvisande) Àven om en mer exakt beskrivning kan vara samarbetsappar, arbetshanteringsappar eller uppgiftshanteringsappar.

I listan över föreslagna appar nedan nÀmner jag flera verktyg som inte Àr traditionella verktyg för projektledning, men som kan vara till stor hjÀlp för dem som mÄste hantera projekt.

Wrike event management

Luftbord

Airtable Ă€r en relationsdatabas och ett samarbetsverktyg online (dvs inte en traditionell projektledningsprogramvara). Innan du borstar bort det som trĂ„kigt pĂ„ grund av ordet “databas”, ta en titt pĂ„ den hĂ€r appen. Du kan anvĂ€nda Airtable för att hantera lager, men ocksĂ„ för att spĂ„ra arbete. Allt beror pĂ„ hur du anvĂ€nder det.

Asana

Asana Àr ett online team-samarbetsverktyg som specialiserat sig pÄ arbetsflödeshantering. Det strÀcker sig över projektledning med en tidslinjefunktion som liknar Gantt chart lite. Asanas styrka Àr att hantera uppgiftshanteringen. Appen gör det enkelt för team av mÀnniskor att spÄra sitt arbete i detalj och samtidigt ge alla andra i teamet insyn i arbetets status nÀr som helst. För att hantera uppgifter och arbetsflöden Àr det ett flexibelt och elegant verktyg som du kan böja efter din vilja.

BaslÀger

Basecamp Àr en online samarbetsapp som lÄter mÀnniskor arbeta tillsammans pÄ projekt, evenemang eller andra uppdrag. Du kan ladda upp filer för att diskutera, tilldela och spÄra uppgifter som behöver göras och ha pÄgÄende samtal med bÄde kollegor och klienter. Till skillnad frÄn fullfjÀdrad programhanteringsprogramvara har Basecamp en sandlÄdestil. Det ger dig en plats att chatta, göra meddelanden och visa kommande uppdrag och evenemang i en kalender. Det kommer inte med all rigmarole för programhanteringsprogramvara.

Team Gantt

TeamGantt Àr en av de bÀsta apparna för projektledning, sÀrskilt för grupper som bor och dör i Gantt-diagram. Denna onlineapp Àr mycket intuitiv och vÀl utformad, det tar bara nÄgra minuter att stÀlla in och kanske en timme för att verkligen börja rulla. Det har dock nÄgra svagheter, inklusive sub-par verktyg för kommunikation. För smÄ eller medelstora team som behöver programhanteringsprogramvara med utmÀrkta Gantt-diagram Àr TeamGantt ett av de bÀsta verktygen du hittar.

Teamwork-projekt

Teamwork Projects Àr en av PCMags topprankade projekthanteringsappar. Denna utmÀrkta onlineprogramvara underlÀttar mÄnga smÀrtor av projektledning genom att ge teammedlemmarna ett tydligt grÀnssnitt med alla nödvÀndiga verktyg för att hantera projekt, hÄlla ett öga pÄ mÀnniskors tid, fakturera kunder och mer.

Todoist

Todoist Àr den bÀsta att göra-appen pÄ marknaden och den har ett samarbetsvilligt Business-konto för team som behöver hantera arbetet tillsammans. Den hÀr appen Àr tillgÀnglig pÄ alla dina enheter, har fantastiska funktioner för att övervaka produktivitet och lÄter dig geek ut pÄ att organisera allt du behöver göra.

Trello

Trello Àr en samarbetsapp online i kanban-stil. Det Àr inte traditionell programhanteringsprogramvara. Du anvÀnder Trello med en grupp mÀnniskor för att hantera och spÄra alla typer av arbete. Den har enkla dra-och-slÀpp-funktioner och ett intuitivt grÀnssnitt. Om du funderar pÄ att anvÀnda den för Àkta projektledning, tÀnk dock pÄ att den inte har Gantt-diagram, tidsspÄrningskomponenter eller rapporteringsverktyg. Du kan lÀgga till dessa funktioner via appintegrationer och plugin-program, men de ingÄr inte som standard nÀr du registrerar dig för Trello eller betalar för ett premiumkonto.

Wrike

Wrike Àr en kraftfull och flexibel samarbetsapp som ocksÄ innehÄller verktyg för projektledning. Det ger smÄ och stora företag en plats dÀr anstÀllda kan organisera sitt arbete och hantera de resurser de har. Medan Wrike Àr pÄ den dyra sidan Àr dess viktigaste försÀljningsargument att det Àr snabbt att stÀlla in och krÀver nÀstan ingen utbildning att anvÀnda. Om ditt team behöver en samarbetsapp brÄttom, Àr det appen PCMag rekommenderar.

Zoho-projekt

Zoho Projects fortsÀtter att vara ledande inom programvara för projektledning. Appen Àr ett övertygande verktyg för smÄ och boot-strapped företag eftersom det Àr lÀtt att anvÀnda och inte kostar mycket. Dessutom har Zoho Projects ocksÄ ett gratis servicenivÄ. För sin mÄngsidiga anvÀndbarhet Àr Zoho Projects ett PCMag Editors Choice och en av de bÀsta apparna för projektledning.